Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). W tym dokumencie chcemy wyjaśnić co dla Państwa oznacza to w praktyce. Ideą niniejszej informacji jest zaprezentowanie Państwu pełni praw jakie posiadacie w związku z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie musimy spełnić wobec Państwa na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).
Na początku chcemy wyjaśnić czym tak na prawdę jest RODO
RODO, to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. W każdym więc przypadku, kiedy będziemy posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. Często też używać będziemy zamiennie nazwy ?Ogólne rozporządzenie o ochronie danych?.
Co kryje się pod pojęciem Administrator?
Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu, a także w jaki sposób będą przetwarzane Państwa dane jest Fundacja Hereditas.
Kim jest Inspektor ochrony danych (IOD)?
Inspektor ochrony danych (IOD) to osoba, z którą można się skontaktować w razie pytań, wątpliwości, co do zakresu przetwarzania Państwa danych przez Administratora.
Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych
Co do zasady rekomendujemy kontakt drogą mailową, pod adresem e-mail: fundacja@fundacja-hereditas.pl. Forma ta umożliwi nam w sposób konkretny i przejrzysty odniesienie się do przesłanej przez Państwa korespondencji.
Przetwarzanie podanych przez Państwa danych osobowych odbywa się w następujących celach:
- realizacji umów cywilnoprawnych,
- sprawozdawczości wobec organów nadzorujących.
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych:
- 9 ust. 2 lit a RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO – na podstawie udzielonej przez Państwa zgody na przetwarzanie Państwa danych osobowych;
- 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 9 ust. 2 lit. j RODO
- 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 7.ust. 1 i 3 RODO, a także na podstawie art. 9 ust. 2 lit. j RODO ? np. w celach archiwalnych;
- ewentualnie: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie danych osobowych dotyczących zawieranych umów.
Informacja o odbiorcach danych osobowych:
Państwa dane będziemy mogli udostępnić podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych [adres e-mail, numer telefonu] (dostawcy usług teleinformatycznych), organizacyjnych [adres zamieszkania] (firmy zajmujące się obsługą przewozu towarów). Jeśli będą chcieli Państwo uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, można skontaktować się w tym celu z Inspektorem ochrony danych bądź pracownikiem Administratora.
Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.
Okres retencji, czyli jak długo będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe?
Będziemy przetwarzać Państwa dane nie dłużej niż to konieczne.
W zakresie danych przetwarzanych na podstawie Państwa zgody – art. 9 ust. 2 lit a RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO ? do chwili jej odwołania;
W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 9 ust. 2 lit. j RODO – przez okres niezbędny wynikający z przepisów prawa, np. na potrzeby sprawozdawczości, rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
Po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego Państwa dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, realizacja projektu), Państwa dane będą? przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi/przez okres niezbędny z uwagi na ochronę przed roszczeniami.
Jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach sądowych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.
Informujemy, iż mają Państwo:
prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, uzyskania co do nich informacji oraz otrzymania ich kopii;
prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych;
prawo do usunięcia danych – jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali te dane, może Pani/ Pan zażądać abyśmy je usunęli;
prawo do ograniczenia przetwarzania danych ? mogą Państwo żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Państwa danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Państwem działań, jeżeli Państwa zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Państwa temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chcą Państwo, żebyśmy je usunęli, bo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania danych;
prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
prawo do przenoszenia danych ? mają Państwo prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Państwa dotyczące, które posiadamy na podstawie umowy lub Państwa zgody. Mogą Państwo też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi;
prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane niezgodnie z prawem, mogą Państwo złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego;
prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych – w każdej chwili mają Państwo prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Państwa zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda.
W celu wykonania swoich praw prosimy kierować żądanie pod adres email: fundacja@fundacja-hereditas.pl. Prosimy pamiętać, że przed realizacją Państwa uprawnień będziemy musieli upewnić się, że są Państwo osobą, za którą się podają, czyli odpowiednio Państwa zidentyfikować.
Informujemy, iż:
W zakresie danych osobowych, które Administrator przetwarza na podstawie Państwa zgody ? podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne.
W zakresie danych, które Administrator przetwarza w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c RODO ? podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkowe.
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.